1 概述
随着房地产业的蓬勃发展，房屋使用制度的改革，大规模的智能大厦、商业写字楼以及住宅小区应运而生，物业管理成为人们关注的一个焦点。物业管理对人们工作、生活的影响面越来越大，对商用建筑价值的影响力也越来越大。人们对物业管理和服务的要求越来越高，物业公司提供的管理和服务直接影响着商品化楼宇和住宅的价值体现。
那么如何进行有效的物业管理，提供优质快捷的服务、提高建筑物智能化水平、提高经营管理水平，摆在广大物业管理企业面前。运用信息技术和网络技术解决物业管理的信息化成为人们的必然选择。
本物业管理系统主要针对各大厦、小区的物业管理部门，采用广域网或局域网技术和数据库技术为其提供全方位的物业管理。目的是为物业管理部门提供高效、便捷的管理手段，创造安全、舒适、和谐的人居环境。
2 物业系统设计思想及特点
本系统的设计目标是：实现物业管理的数据管理和业务过程管理，通过物业管理系统的实施提高企业管理效率，利用先进的信息技术为业主提供完美的物业管理和服务。
2.1 系统特点
此物业管理系统具有如下特点：
l 先进的技术
物业管理系统采用Asp.net2.0研发、纯B/S(浏览器/服务器）结构技术的应用软件系统。系统较传统C/S(客户机/服务器）物业管理软件降低了用户的管理成本，对客户端配置要求低，用户使用方便。
l 业务处理模块功能全面
物业管理系统功能全面，涵盖了房产物业管理公司的大部分业务管理流程，涉及物业管理的基本业务和专项业务。特别是在收费管理方面，可以灵活方便的按住户、按面积、按使用量及自定义标准来自动计算每期应收费用。
l 完善细致的权限管理
物业管理系统提供全面细致的权限管理。系统管理员可以根据分工不同分配不同角色，达到使用不同功能模块及获取不同的提示信息等，确保数据处理的灵活性和安全性。
l 支持自定义业务流程
提供自定义工作流程管理，针对维修管理、收费管理等用户可以自定义流程环节及步骤，包括从流程申请、审批、执行、反馈等操作进行管理，记录物业管理流程的操作过程并进行监督和统计分析。
l 无缝嵌入手机短信
物业系统已经无缝集成短信平台接口，用户无需添置任何硬件设备即可实现短信群发，及时将关键信息传递给业务用户，提升自身品牌形象。
l 支持互联网的应用
用户可以将该物业系统可以发布在互联网上，便于异地多用户随时随地访问物业管理系统，实现跨区域的协同办公。
2.2 设计思想
由于我国的物业管理还处于培育和发展阶段，各项规章制度还在不断地完善，因此，物业管理的需求会经常变更。针对这种情况，物业管理系统的架构首先考虑了良好的可扩展性;插件式的组件设计思想、多层次架构、系统运行平台的无关性、良好的可移植性。由于应用与数据分开，整个系统具有良好的可扩展性和可伸缩性。物业管理系统的层次模型如下图：
2.3 网络结构
应用模式：B/S(Browse/Server)
开发平台：.Net FrameWork2.0(ASP.NET）
操作系统：Windows2000/XP/2003/Vista，推荐Windows2003
数 据 库：SqlServer2005标准版或企业版
应用服务器：IIS5.0/6.0 Apache1.x/2.x，推荐IIS6.0
MS-Office版本：Office2000/XP/2003/2007均可![]()
3 如何开始使用本系统
下面以鲲鹏系统集团版为例，介绍一下如何对安装好的系统进行基础数据的维护。
3.1 登录界面
初始化登录时的帐号为admin，密码为1
3.2 配置系统管理员的权限
第一次登录时，只有一个“部门与职员>角色权限”的菜单权限，进入“角色权限”点击系统管理员后的“设置可用模块”链接进入设置。
如下图所示：勾选各模块后面的选框，建议为系统管理员赋予本系统的全部权限。
设置完后点击右上角的“注销登出”注销并重新登录即可使用系统的全部功能。
3.3 维护”企业档案”信息
打开“基础数据>企业档案”，先根据实际修改企业的各项信息后点击“保存”。
然后点击“添加子公司”按钮增加集团的下属子公司(或小区)信息
添加完成后如下图所示：
3.4 维护”自定义类型”信息
打开“基础数据>自定义类型”，选择各种类型后增加、修改、删除其下各选项，系统缺省提供了部分参考数据。用户可在其基础上作增、删、改操作。
在此维护的各类型数据将在其它窗口中用到。
3.5 维护”部门”信息
通过“部门与职员>部门维护”增加企业的部门档案，由于部门档案可以设定层级关系，系统将提供一个缺省的“集团本部”，名称不可修改。
提示：建议预先在纸面上画出组织部门的层次关系，然后先录入全部顶级部门后保存。点击“刷新”按钮刷新页面后重新点击增加继续录入全部“第二层部门”后保存，因为这样在录入第二层部门时才可以选择“上级部门”，如此方法录入完成全部部门。
示例效果如下图所示：
3.6 维护”职位”信息
通过“部门与职员>职位维护”增加企业的职位/岗位信息，如采购总监、采购员等。
3.7 维护”角色”信息
通过“部门与职员>角色维护”增加企业的角色信息，在这里就要明确定义集团总部的角色和子公司(或小区)的角色。因为角色主要用来关联实现的模块(菜单）权限，此系统中某些模块是只允许集团总部的人才能使用的。
3.8 为各”角色”设置菜单权限
通过“部门与职员>角色权限”为每个角色(包括集团总部角色、子公司(或小区)角色）设置菜单权限。示例下图：
在此把系统集团版功能菜单中“只有总部人员才能使用”的功能罗列出来，如下表所示：
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主菜单
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功能模块
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行政管理
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投票项目
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投票题目
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投票信息查询
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投票结果统计
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公司公告
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短信平台
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常用短信维护
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短信费用统计
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短信授权
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短信帐号余额
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短信充值记录
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短信群发
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部门与职员
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部门维护
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部门查询
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职位维护
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职位查询
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角色维护
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角色权限
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Usb_Key授权
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Usb_Key密钥
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基础数据
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自定义表单
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自定义流程
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文档流程管理
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模块维护
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参数选项
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企业档案
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自定义类型
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系统管理
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登录日志查询
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操作日志查询
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清除日志
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在线用户
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初始化密码
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清除历史消息
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提醒：请在设计本系统的总部、子公司(或小区)角色权限时参考一下这个表格，以免把总部的功能误分配给子公司(或小区)用户。
3.9 增加”职员”信息
通过“部门与职员>职员维护”增加使用本公司的各职员信息(包括集团总部职员和子公司(或小区)职员），重点要设置每个登录用户的所属公司(如下图红框所示）、所属部门、所属角色等信息。具体设置方法可参考《用户手册》文档中的相关介绍。
至此，鲲鹏物业集团版系统的基础资料维护完成，接下来的操作系统将自动根据两类登录用户类型来控制，即：
l 所属公司为集团总部的职员用户，可以增、删、改全部物业子公司(或小区)的各类数据记录。
l 所属某公司的职员用户，只能够增、删、改自己物业子公司(或小区)的各类数据记录。
4 鲲鹏物业系统功能组成
物业管理系统的功能较多，主要围绕物业公司各管理部门的日常工作，功能模块包括房产管理、销售与入住、收费管理、住户管理、保安与车位、社区绿化、消防清洁、报表查询、行政管理、短信平台、部门与职员、基础数据和系统管理功能。系统配置如下图所示：
系统的主要功能特点总结如下(详细功能请查看视频演示）：
4.1 我的工作
4.1.1 日常管理
此功能便于物业公司集中管理和业主之间的日常业务，包括物业费收取、业主投诉建议、车位管理和房屋销售合同等。可以根据业务的门牌号、业主姓名、身份证或联系电话来实现快速检索。
4.1.2 我的消息
收消息：显示当前登录职员已收或未收的短消息。
已发送消息：显示当前登录职员发送出去的全部消息，同时可监督对方是否已读取。
写消息：可以群发消息，单击放大镜可以选项多个接收人员。
4.1.3 我的邮件
收件箱：显示当前职员全部已读、未读的站内邮件，可以点击标题浏览邮件内容或删除到废件箱。
发件箱：显示当前职员全部已发送邮件，可以删除到废件箱。
废件箱：显示全部被删除的邮件，可以在此彻底删除或还原到原位置。
草稿箱：显示全部预存的草稿邮件，可以将其删除到废件箱。
撰写新邮件：可以在此发送站内邮件或站外邮件，或者先暂时保存到草稿箱。
站内消息提醒收件人：即当邮件发送成功能将自动用站内消息提醒全部收件人去收信，内容由系统自动生成。
手机短信提醒收件人：即当邮件发送成功能将自动用手机短信提醒全部收件人去收信，内容由系统自动生成，同时只有在本系统中维护的手机号的职员才会收到短信。同时该选框受权限控制，具体权限设置模块：办公管理>短信管理>短信权限
注意：本系统支持发送站内邮件、站外邮件两种形式。
4.1.4 我的短信
这里的短信指的是手机短信，要正常使用此项功能，必须向短信服务商购买短信服务。
本系统已集成了一家国内很有实力的短信接口服务商(经反复测试，该服务商在联通短信发送的延迟最短），并已成功测试发送到移动、联通、小灵通。
已发送短信：显示当前登录职员已成功发送完成的全部手机短信。
待发送短信：显示当前登录职员更入短信发送队列，等待发送的短信。出现待发送短信的原因通常有短信自动发送程序运行忙、运行异常或短信充值余额不足等。
写短信：可以向单人或多人同时发送短信，并可以设定“定时发送时间”以实现定时发送。由于此短信平台在发送时会追加注册帐号名称，所以短信内容相比正常短信要少几个字符。
4.1.5 我的文档
通过引入先进的自定义工作流技术，可以直接减少企业内部传递文档造成的时间浪费和成本浪费，提高审批效率。结合工作流灵活的分支条件定义、节点权限设定，无须二次开发即可随意绘制出最适合本企业的各类流程。如请假流程、费用申请流程、审批流程等等。
此功能用于管理个人的全部文档表单，包括自己撰写的、自己要审批的、自已审批过的。正常使用此功能的前提是要提前设计好工作流和表单，并已获取到流程授权。具体设计模块是：基础数据>自定义表单、自定义流程、文档流程管理
我的批阅：显示等待当前职员批阅的全部公文，点击“文档标题”进行批阅;点击“流程名”可以查看当前文档所属的整个流程细节;点击“当前环节”可以查看该文档目前所处的流程位置的各节点的审批信息。点击文档标题可进行批阅，审批时可以根据权限使用同意、拒绝(直接结束且没有消息提示）、回退(退回到上一步可以重新发送等）、完成(只有完成权限的人可以使用且也没有消息提示）、取消审批等功能选项。
我的申请：显示当前登录职员所撰写的并已发送到流程中的全部文档，通过“状态”可看出是否已审批通过。
已经批阅：显示被当前登录职员审批完成的文档。
拟稿箱：显示当前职员已撰稿但未发送到流程中的全部文档。
撰稿：单击上图的“撰稿”按钮，可以撰写新文档。首先选择要撰写的文档流程，确定后填写预定义好的流程表单，最后先“保存”再“发送”到流程中，发送意味着新流程已开始。
4.1.6 我的日程
此功能用于个人管理自己的日程安排，包括工作时间和非工作时间，界面风格和OutLook非常类似，容易使用。
具体每个日程工作的“状态”和“优先”由个人手工在具体工作中修改。
4.1.7 我的记事本
此功能用于管理个人日常记事、查看回顾历史事件时使用，最主要的是可以设定循环周期事件，如每周三下午5点都要参加公司会议时将不必重复添加事件，系统将自动根据循环条件自动显示，以提醒您不要误过这些事件。
单击日历表每个方格的左上角的小按钮可以新增该日的事件。
提前n天提示我：设置此项后，在每次打开“我的记事本”时系统将自动判断如果有要提示的事件则会在右下角弹出一个小提示窗口。
重复周期：可以按日、周、月、年、隔周(即跳跃式）、隔月来设定当前事件的重复规律，并可以指定一个最终日期。
预约人员：可以通过站内消息或手机短信在保存成功后自动提醒这些人员参予此项事件。
4.1.8 网络硬盘
此功能用来将本机作为数据服务器，供公司内共享各类数据使用。包括每个登录用户均可以独自建立自己的文件夹结构，并默认只有自己可以访问自己上传的文件。如果要共享给他人，则可以将该目录设计为“允许共享”即可。
这样其它用户就可以使用“搜索”功能搜索到自己的文档，以及他人共享的文档了。
4.2 房产管理
此模块下面主要包括了对居民小区或物业大厦类别的房产维护功能，其中居民小区可以按照“小区>楼宇>单元>房间”的顺序逐级维护;物业大厦则可以按照“大厦>楼宇>楼层>房间”的顺序逐级维护。
提示：
(1）当登录用户为集团总部的人员时可以维护、查询任意子公司(或小区)的小区、大厦项目信息。
(2）当登录用户为某个物业子公司(或小区)的人员时只能维护、查询本公司的小区、大厦项目信息。
4.2.1 新增小区向导
此功能便于用户能够根据向导快速的创建居民小区的全部信息，包括小区资料及其下的楼宇、单元及房间信息。在创建过程中可以自定义设定成员数量，同时可以灵活选择编码规则和名称
4.2.2 新增大厦向导
此功能便于用户能够根据向导快速的创建物业大厦的全部信息，包括大厦资料及其下的楼宇、楼层及房间信息。在创建过程中可以自定义设定成员数量，同时可以灵活选择编码规则和名称
4.2.3 小区维护
此功能用于增加、修改、删除小区信息及其下面的楼宇、单元和房间信息。
4.2.4 小区查询
利用Tree树型结构快速对小区的各层级信息进行查询。
按小区查询，如下所示
按房间查询，如下所示
4.2.5 大厦维护
此功能用于增加、修改、删除大信息及其下面的楼宇、楼层和房间信息。
4.2.6 大厦查询
利用Tree树型结构快速对大厦的各层级信息进行查询。
4.3 销售与入住
此模块主要用于管理房产的销售、合同及房屋入住和租凭管理。主要功能包括房产销售、销售合同查询、业主信息、租户信息等功能。只有销售出去的小区(或大厦）房间才可以办理入住和租凭业务。
提示：
(1）当登录用户为集团总部的人员时可以维护、查询任意子公司(或小区)的销售合同、业主、租户及物业接管信息。
(2）当登录用户为某个物业子公司(或小区)的人员时只能维护、查询本公司的销售合同、业主、租户及物业接管信息。
4.3.1 房产销售
此功能用于对小区或大厦的房产进行销售业务，并记录房产销售合同的详细信息，包括合同金额、合同日期、付款方式、身份证号等。
4.3.2 销售合同查询
此功能用于查询已经销售出去的合同记录，可以按照合同编号、房间门牌号、业主姓名和身份证号进行查询。
4.3.3 业主信息
此功能用于对已经销售出去的房间办理入住或置空(如退房）手续，同时还可以在此维护每个房间内的成员详细信息。入住时主要登记业主的姓名、证件信息、照片信息、联系信息、房间面积和状态等。
4.3.4 租户信息
此功能用于对已经销售出去的房间办理出租、退租和收取租金的手续。出租状态下的房间才可以定期收取租金，收取租金时可以同步生成大写金额(如下图）;出租状态的房间可以随时办理退租手续。
4.3.5 物业接管
此功能用于帮助物业公司处理针对某个小区或大厦的物业接管业务，包括接管时的资料、文档或设备等信息的登记。主要接管内容包括资料、工程两部分。
4.4 收费管理
此模块主要用于管理各业主/住户的日常物业费用，包括按面积收费、按户数收费、按使用量、公共费用分摊、自定义项目收费等。
提示：
(1）当登录用户为集团总部的人员时可以设置、维护、初始化、生成、收取和查询任意子公司(或小区)的各类物业费用信息。
(2）当登录用户为某个物业子公司(或小区)的人员时只能设置、维护、初始化、生成、收取和查询本公司的各类物业费用信息。
4.4.1 费项设置
此功能用于维护各项要收取的物业费用项目，包括按住户(如治安费）、按面积(如取暖费）、按用量(如水电费）、自定义收费四项。
4.4.2 物业费分布
此功能用于维护各单元或楼层房间需缴纳的物业费用信息，如下图所示。提示：只有自定义类型的费用项目，可以在此直接修改费用可收取金额。
4.4.3 公摊费分布
此功能用于对物业公摊费用对各单元/楼层业主进行分摊用户设置。首先，可以新增、修改或删除公表信息(可选择按住户或按面积进行分摊）;然后对于新增完成的公表可以点击“分摊用户”对下面“分摊公表的用户”栏中的用户信息进行分摊。
4.4.4 初始化仪表
此功能用于对各单元/楼层业主房间内“按使用量”计费的公表(如水电表等）的读数进行初始化操作。提示：在此初始化的公表信息将直接影响后面对该房间的物业费生成和收取，正式使用时请谨慎修改。
4.4.5 生成物业费
此功能用于定期生成各单元/楼层业主每月要收取的物业费用清单。首先在左侧选择要生成的费用项目，然后在右侧上方维护费用单的生成日期、交费限期，以及本次费用明细帐的名称和备注。点击“生成新明细帐”后即可生成全部费用接着可以点击每条费用收取记录后的“编辑”链接进行单独修改，最后点击“保存为台帐”按钮即完成物业费的生成。
某物业子公司(或小区)用户，“生成物业费”界面，如下图所示
集团总部用户，“生成物业费”界面，如下图所示
4.4.6 历史明细帐修改
此功能用于对已经生成出来的物业费用明细帐进行修改或删除。主要是修改费用明细帐的上次报表日期、本次报表日期和交费限期。
某物业子公司(或小区)用户，“历史明细帐修改”界面，如下图所示：
集团总部用户，“历史明细帐修改”界面，如下图所示：
提示：当点击“删除明细帐”按钮时，系统会自动判断当前费用明细帐单内的记录是否有“已收费”的记录，如果有则将禁止删除或更新。
4.4.7 收取物业费
此功能用于对已经生成出来的物业费用明细帐进行收费操作，收过费的记录将不能再重复收取。首先点击Tree树型菜单选择要收费的房间，然后在右侧将自动显示出该房间所有欠缴的费用，勾选本次要缴的费用后点击“计算费用”按钮将统计出本次要交的全部费用。
l 费用金额 = 计费单价 ＊ 实际用量
l 滞纳金：当超过“费用到期日”N天后(N参数在滞纳金设置中预先维护），系统将自动按照“费用金额 ＊ 滞纳金比率 ＊ 超期天数”计算出本次应缴纳的滞纳金。
l 本次应付 = 费用金额 ＋ 滞纳金
l 超期天数：即超过“费用到期日”的实际天数。
l 优惠金额：实收金额 = 本次付款 – 优惠金额，输入后将自动更新其它金额;
l 收款金额：即收款时业主交付的实际金额，输入后将自动计算 找零(找零 = 收款金额 – 实收金额）;
l 也可以通过“费用起收日”和“费用类型”来过滤出此房间的部分欠费费用;
l 帐户余额：显示的是当前房间业主的预付款金额，具体预付款是在“预付款管理”中完成。
l 付款方式：付款方式选择“预收款”时，将自动从该房间业主的预存帐户里扣除本次缴纳的费用。
完成确认无误后，直接点击“收款”按钮，或按快捷键“ALT ＋ S”即可完成本次收取。
收款完成后可点击“打印收费单据”打印本次收费记录，如下图所示：
4.4.8 临时收费
此功能用于收取日常物业费外的其它临时性费用，如押金、罚款等，分为按业主收取、按临客(临时客人）收取两种。临时收费用项目将不能选择使用“预收款”付费。
提醒：在此功能中，“费项名称”选框可以在“基础数据>自定义类型>临时收费项目”下自由添加、维护。
4.4.9 预收款管理
此功能用于对单元/楼层的业主向物业缴纳的预付款进行管理，支持收款(增）、支取(减）的款项操作。
4.4.10 预收款查询
此功能用于历史已收款、已支取的预收款记录进行查询。
某物业子公司(或小区)用户查询的预收款信息，如下图所示
集团总部用户查询的预收款信息，如下图所示
4.4.11 滞纳金设置
此功能用于预先设置各个小区楼盘的滞纳金比率及超期多少天后才需要收取两个参数。
4.5 住户管理
此模块主要用于管理各单元/楼层业主的日常事宜，包括住户验房管理(住户入住前对房屋的检验）、住户装修管理(住户入住之前对房屋的装修）、住户投诉管理(住户入住期间对物业的各种投诉）、住户请修管理(在入住以后对房屋的重新装修）。
提示：
(1）当登录用户为集团总部的人员时可以维护、查询任意子公司(或小区)的各类与住户日常相关的信息。
(2）当登录用户为某个物业子公司(或小区)的人员时只能维护、查询本公司的各类与住户日常相关的信息。
4.5.1 住户验房
此功能主要用于记录各房间住户在验房过程中的各类信息，包括对窗户、窗台、地板、地面、天花板等的验收。
4.5.2 住户装修
此功能主要用于记录各房间住户在装修过程中的各类信息，包括装修押金、施工单位、装修内容、验收信息等。
4.5.3 住户投诉
此功能主要用于记录各房间住户对房间、小区或物业等提出意见和建议，并通过状态对每项投诉进行跟踪管理。
某物业子公司(或小区)的用户看到的，“住户投诉”信息，如下图所示
集团总部的用户看到的，“住户投诉”信息，如下图所示
4.5.4 请修管理
此功能主要用于记录各房间住户在房屋申请维修过程中的各类信息，包括申请人、施工单位、修理费用、请修内容等。
4.6 保安与车位
此模块包含用于管理小区、大厦的保安工作，如保安安排、执勤管理、来访管理、物品出入等功能;另外也可以管理小区、大厦内的车位和辆进出，包括车位管理、车辆管理等功能。
提示：
(1）当登录用户为集团总部的人员时可以维护、查询任意子公司(或小区)的各类与保安、客人来访、物品出入等相关的信息。
(2）当登录用户为某个物业子公司(或小区)的人员时只能维护、查询本公司的各类与保安、客人来访、物品出入等相关的信息。
4.6.1 车位管理
此功能主要用于对小区、大厦的车位进行管理，包括对车位的新增、删除、销售、出租等操作。
某物业子公司(或小区)的用户看到的，“车位管理维护”信息，如下图所示
集团总部的用户看到的，“车位管理维护”信息，如下图所示
4.6.2 车辆管理
此功能主要用于管理每天进出小区、大厦的车辆信息，包括车牌号、所停车位、入场时间、出场时间、备注等。
4.6.3 保安安排
此功能主要用于对保安的轮班进行安排，包括班次、时段、地段、岗位、值班人员等信息。
4.6.4 执勤管理
此功能主要用于记录所有保安的执勤记录，包括值勤时间、值勤人、值勤类型、地点、详细记录等信息。
4.6.5 来访管理
此功能主要用于对小区、大厦的来访人员进行登记管理，包括来访人姓名、时间、证件号码、被访人姓名、部门、事由等信息。
某物业子公司(或小区)的用户看到的，“来访管理维护”模块信息，如下图所示
集团总部的用户看到的，“来访管理维护”模块信息，如下图所示
4.6.6 物品出入
此功能主要用于对小区、物业的物品进出信息进行管理，包括出入库别、携带人、物品名称、出入单元、出入时间等。
